È importante istituire un fondo cassa per prevenire situazioni di morosità e far fronte a spese straordinarie e ordinarie. Questa pratica è utile sia per la vita privata che condominiale. Infatti, non è raro che uno o più condomini non contribuiscano alle spese condominiali o alle quote decise in assemblea per i lavori stabiliti. In questo modo, il condominio rischia di diventare moroso nei confronti della ditta incaricata o di fornitori di servizi, creando situazioni spiacevoli.

Per evitare tali situazioni, è buona norma prevedere la creazione di un fondo cassa condominiale (anche se non obbligatorio) e un fondo cassa speciale (obbligatorio per legge), utilizzabili in caso di necessità.

Il fondo cassa per un condominio è uno strumento importante che permette all’amministratore di far fronte a spese urgenti, anche in caso di morosità dei condomini. La sua costituzione viene decisa durante l’assemblea condominiale per deliberare il rendiconto annuale della gestione. Il quorum necessario per istituire il fondo per l’ordinaria amministrazione è rappresentato da un terzo dei millesimi e dalla maggioranza degli intervenuti.

Questo strumento può essere utilizzato per le spese ordinarie e serve ad accantonare somme necessarie per la gestione del condominio.

Accanto a quello condominiale, può poi essere previsto un fondo cassa speciale. Questa particolare tipologia, è in realtà un fondo “vincolato”, che viene istituito per spese di manutenzione straordinaria e per innovazioni deliberate dall’assemblea. Per cui le somme predisposte in tal senso non potranno essere usate se non per scopi consoni alla destinazione d’uso del fondo. E’ inoltre bene ricordare che l’istituzione di questa tipologia di fondo è imposta dalla legge come riportato al comma 4 dell’art. 1135 e risultando necessaria ogni qualvolta si intraprendano determinate opere. Infatti, il fondo speciale deve consentire di disporre di una riserva di denaro sufficiente affinché il condominio sia in grado di sostenere la realizzazione di opere di manutenzione straordinaria e/o di innovazioni, rafforzando la garanzia, per i soggetti chiamati a prestare la loro opera.

In generale, secondo quanto previsto dalla legge l’importo del fondo dovrà essere pari all’ammontare dei lavori da eseguire. Una volta esaurite le spese, qualora dovesse verificarsi un avanzo del denaro, quest’ultimo sarebbe di proprietà del condominio, e sarà ancora una volta compito dell’assemblea decidere se restituire le somme ai singoli condomini oppure destinarlo ad altre opere.

Il “residuo attivo nel fondo cassa” al termine della gestione annuale, può poi verificarsi in caso in cui il fondo non sia stato speso per intero. In questa situazione si parla di residuo attivo, e come previsto espressamente dall’art. 1135, del codice civile, sarà compito dell’assemblea decidere come utilizzare il denaro in eccedenza. Una prima opzione è quella di ridistribuire il residuo tra i condomini, in ragione dei rispettivi millesimi, in alternativa, si può pensare di destinare tale denaro alla creazione di un fondo cassa per le opere di manutenzione ordinaria previste nella gestione successiva. Potrebbe succedere che al termine dell’anno di gestione, si verifichi la presenza di ammanchi all’interno del fondo cassa. In questi casi, la responsabilità sarà da ricercare nella figura dell’amministratore in quanto gestore del fondo. Pertanto, quest’ultimo, a meno di dimostrare la sua estraneità ai fatti, sarà ritenuto responsabile di ammanchi di cassa parziali o totali, così come previsto dall’art. 646 cod. pen. (Appropriazione indebita).